Slim uitbesteden in 3 stappen
Virtueel Assistenten. Wie zijn ze? Wat doen ze?
Wellicht de twee meest gestelde vragen sinds ik gestart ben als VA.
En de vraag die de top 3 vervolledigd is ‘Hoe vind ik een goede VA?’.
Maar de belangrijkste vraag die je jezelf moet stellen vóór je op zoek gaat naar een VA, is wat je wil gaan uitbesteden.
In deze blog geef ik je een eenvoudig stappenplan om het uitbesteden van werk slim aan te pakken.
Alles kan en mag
In het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten, en ook in Nederland, is de term Virtueel Assistent al goed ingeburgerd. Bij ons in Vlaanderen moet ik nog vaak uitleggen wat een VA is en wat ze doet. Ik schrijf 'ze' want de meeste VA's zijn vrouwen, al is er ook al wel eens een man gespot in Facebookgroepen voor VA's.
Basically doet een VA wat ze graag doet en waar ze goed in is. Vaak zijn dat net de taken waar jij als drukke solo-ondernemer het koud zweet van krijgt, omdat je ze niet graag doet, omdat je er niet goed in bent, of omdat je er geen tijd voor hebt.
Sommige VA’s focussen zich op office support en administratieve ondersteuning. Anderen zijn technische wizards en helpen jou met automatiseren van je werk via allerlei tools. Er zijn de social media & web geeks die zich met plezier op jouw content marketing of je website storten. Je hebt de creatieve geesten, die energie krijgen van chaos omzetten in structuur, van schrijven en vormgeven (ikke 🙋). En last but not least zijn er de allround VA’s die alles in de mix gooien.
Sommigen hebben niet alleen een bepaalde niche wat betreft expertise, maar ook een afgebakende doelgroep.
Alles kan en mag, dat is het leuke aan VA zijn. En aan ondernemer zijn in het algemeen.
Maar voor je op zoek gaat naar de juiste VA is het belangrijk om goed te weten wat je wil uitbesteden. Want als je beslist om je bijvoorbeeld je administratie te gaan uitbesteden, dan moet je niet op zoek naar een technisch VA. Dat spreekt voor zich.
Het is ook best mogelijk dat je meer dan één VA gaat zoeken, afhankelijk van hoe divers het takenpakket dat je wil uitbesteden is.
Eerste Hulp Bij Uitbesteden
Om je op weg te helpen in je zoektocht geef ik je een eenvoudig stappenplan om het uitbesteden van werk slim aan te pakken.
Stap 1: je to do-lijst
Lijst al je taken op gedurende minimum 1 week.
Idealiter doe je dit voor een langere periode, maar een week kan al voldoende zijn om een goed beeld te krijgen. Denk zeker ook aan de taken die maandelijks, per kwartaal of jaarlijks terug komen. Die zijn ook belangrijk om mee te nemen in deze oefening.
Noteer ook hoeveel tijd je aan elke taak spendeert. Dit is handig om te weten aan welke taken je het meeste tijd spendeert (of verliest…), maar ook om achteraf de ROI (Return On Investment) te berekenen. Je zal verbaasd zijn als je ziet hoeveel tijd én geld je wint door te investeren in hulp.
Stap 2: je flow zone
Je gaat nu alle taken die je in stap 1 hebt opgelijst verdelen in 4 categorieën:
wat je niet graag doet
wat je niet goed kunt
wat je niet zou moeten doen
wat je graag doet en goed kunt
De taken die in de 4de categorie zitten, zijn de taken waarbij je in flow bent. Dat is jouw zone of genius. Wat je graag doet en waar je goed in bent, is waar jij je geld mee verdient. Blijf dat dus vooral zelf doen.
Eventueel kan je deze ook gaan uitbesteden als je in drukke periodes een paar extra handen nodig hebt. Maar in stap 3 focus je in eerste instantie op categorie 1 tem 3.
Stap 3: je eerstvolgende actie
Voor de taken in de eerste 3 categorieën ga je nu voor elke taak beslissen wat je er mee gaat doen.
De vraag van 1 miljoen die je jezelf altijd eerst moet stellen is: MOET IK DIT NU DOEN? Elk woord in deze vraag is superbelangrijk.
Is het belangrijk? Is deze taak een must do of een nice to do?
Is het iets dat ik zelf moet doen? Of kan het ook door iemand anders gedaan worden?
Is dit de juiste actie, de juiste oplossing voor het probleem? Of zijn er andere, meer effectieve en/of efficiënte oplossingen?
Is het dringend? Moet het nu meteen gebeuren of kan het ook later? Wat is de deadline?
Is het duidelijk wat de eerstvolgende actie is? Is er überhaupt een actie nodig?
Als het antwoord 5 keer JA is, dan is de kans groot dat het eigenlijk iets wat je inderdaad beter zelf doet.
In alle andere gevallen doe je een deliberatie voor elke taak. Je beslist voor elke taak wat je er mee gaat doen, op basis van de 4 D's:
zelf DOEN, nu of later (indien later: plan het meteen in je agenda of noteer het in je bullet journal)
DELETEN: als het niet belangrijk is en niet dringend, skip het dan gewoon (dit is vaak wat op je lijstje in categorie 3 valt)
DIGITALISEREN of automatiseren: vooral voor taken die repetitief zijn, is het nuttig om te kijken in hoeverre je deze kan digitaliseren of automatiseren voor je gaat uitbesteden (een technisch VA kan je helpen met de technische shizzle!)
DELEGEREN: voor de taken die nog overblijven kan je op zoek naar een VA of een freelance specialist die deze taken voor jou gaat doen
Als er veel taken over blijven om te delegeren is het handig om ze ook nog verder te verdelen op basis van bijvoorbeeld de nodige skills voor elke taak, zodat je gericht kan gaan zoeken naar de ideale VA voor elke taak of elke cluster van taken.
Het zullen vooral de taken in categorie 1 en 2 zijn die je gaat uitbesteden. Ga dus niet op zoek naar een kopie van jezelf omdat het je leuk lijkt om met een mini-me samen te werken.
Je zoekt iemand die voor jou kan doen wat jij niet graag doet en/of wat jij niet goed kan. Je hebt dus iemand nodig die complementair is met jou. En met wie je een goede klik hebt. Ook niet onbelangrijk.
Delegeren kan je leren
Vind je het spannend om dingen te gaan uitbesteden? Begin dan met iets klein en bouw het langzaam op.
Delegeren is iets wat je moet leren. Hoe meer je het doet, hoe beter je zal worden in het geven van instructies en feedback op de uitgevoerde opdrachten.
Twee belangrijke principes om hierbij te onthouden zijn 'progress, not perfection' en 'done is better than perfect'.
Leren loslaten hoort er ook bij. En aanvaarden dat iemand misschien iets op een andere manier doet dan jij. Dat is niet beter of slechter, gewoon anders. Het is het resultaat dat telt.
En om nog één quote te gebruiken om af te sluiten: 'Just because you can do it all, doesn't mean you should!'
Het is helemaal oké dat je niet in alles even goed bent, of alles even graag doet. Daarom zijn er VA's die met heel veel goesting klaar staan om jouw sidekick te zijn 👭.
Benieuwd wat ik voor jou kan doen? Laat ons dan eens babbelen! Boek hier je afspraak voor een gratis kennismakingsbabbel.
Ik help je tijdens dit gesprek ook graag om de 3 EHBU stappen helder te krijgen voor jouw specifieke situatie.
