Help! Er zit een gast in mijn podcast

Vorig jaar begon ik zelf met een eigen podcast: Podcast Wonderland, de podcast.

In het eerste seizoen maakte ik 10 solo-afleveringen. Vanaf dit jaar, in seizoen 2, nodig ik ook gasten uit. Dat was van bij het begin de intentie, maar ik wou het eerst even allemaal zelf goed onder de knie krijgen voor ik er anderen ging bij betrekken. En dat was achteraf bekeken wel slim. Want als er één ding is dat ik geleerd heb van mijn eigen podcast maken, dan is het dat het niet is omdat je er al meer dan 100 gemaakt hebt voor je klanten, dat je daarom zelf meteen een goede podcastmaker bent.

Ondertussen heb ik 3 afleveringen met een gast opgenomen en ik wil graag met je delen hoe dat allemaal gegaan is, wat ik eruit geleerd heb, en geef ik je ook graag een paar tips om het maximum te halen uit een episode met een gast, zodat jullie beiden kunnen shinen.

Ik deel het om het makkelijk en overzichtelijk te houden op in 3 delen: voor, tijdens en na de opname. Logisch, toch?

Wat heb je te doen voor de opname?

Alles begint met een uitnodiging. Voor het eerste contact gebruik je het kanaal waar je kandidaat-gast het makkelijkst bereikbaar is. Dat kan een DM zijn op Instagram, een bericht via WhatsApp of Messenger, LinkedIn, misschien face-to-face op een event, …
Het kan voor elke gast anders zijn, dus om het een beetje overzichtelijk te houden, schakel ik na het eerste contactover op e-mail. Dan staat alle communicatie met alle gasten centraal op 1 plaats: mijn mailbox. Daarna hoef ik niet meer na te denken over via welk kanaal ik iemand moet contacteren, het loopt allemaal via e-mail.

Als je vaak gasten in je podcast hebt, raad ik aan om naast communicatie via één kanaal ook een goed overzicht bij te houden in een tool zoals bvb Notion, of gewoon in Excel sheet, zodat je snel kan zien wie in welke fase van het proces zit.

Ik zet daarin: naam van de gast, contactgegevens, status (bvb nog te contacteren, opname ingepland, gast info opgevraagd, ...), topic van de podcast, ... Je maakt het zo uitgebreid als je zelf wil.

Nog een kleine sidenote: sommige gasten klinken alleen goed op papier. Doe dus een beetje research en plan een gesprek vooraf om te kijken of er match is. Zo’n voorgesprek doe ik trouwens altijd, om goed af te stemmen met de gast wat het doel van het gesprek is en wat we precies gaan bespreken.

Je vraagt best ook vooraf al de nodige info op over je gast. Ik doe dat voor mijn eigen podcast gewoon per e-mail. Je kan het ook uitgebreider doen met een Google formulier of dergelijke.

De info die ik daarin vraag is:

• een korte bio die ik dan gebruik als basis om de gast voor te stellen, zowel in de aflevering als in de shownotes

• één of meerdere foto’s, een headshot en/of een actiefoto, om te gebruiken in je podcast promo

• links naar social media, website, … waar de gast te vinden is

• welk aanbod de gast wil delen, bvb een gratis weggever, vermelding van een workshop, …

Het staat je vrij om nog andere vragen te stellen. Je kan bijvoorbeeld ook peilen naar onderwerpen die de gast graag wil bespreken, of absoluut niet wil bespreken.

Jij vraagt info van je gast, en jij bezorgt ook alle praktische en technische info ivm de opname aan je gast.

Maak hiervoor een e-mailtemplate of een one-pager zodat je zeker niets vergeet, en ook niet elke keer hetzelfde moet typen.

• waar gaat de opname door? live op locatie (adres?) of online (juiste link)

• tips ivm de ideale ruimte om op te nemen

• ga je ook video opnemen of enkel audio?

  (als je ook video gaat opnemen is er naast een goede akoestiek in de ruimte ook goede belichting belangrijk, en je gast wil er dan misschien wel een beetje deftig uitzien)

• hoe kan je gast zich al voorbereiden? geef al enkele vragen door die je zal stellen, de link naar eerdere afleveringen van je podcast zodat je gast al eens kan luisteren, …

• welk materiaal moet je gast voorzien? Een microfoon is geen must, maar een hoofdtelefoon wel!

• hoe lang gaat het gesprek duren?

Ook al ben ik zelf niet iemand die altijd een Plan B heeft, de ervaring leert me dat het wel verstandig is om er eentje te hebben.

Een gast kan last minute annuleren, of er kan bij jou iets tussen komen, en als er weinig tijd is tussen de opname en de geplande live datum, dan kan dat wel eens voor problemen zorgen. Zorg dus dat je een alternatieve episode op de plank hebt klaar liggen, of op zijn minst een idee of een zelfs een uitgewerkt script om als solo-aflevering op te nemen.

Na je voorbereiding komt le moment suprême: het gesprek met je gast en de opname.

Maar voor je daar aan begint, mag je even de tijd nemen om te landen en een paar belangrijke dingen te checken.

Ik vind het fijn als ik zonder stress in het gesprek kan gaan, dus ik plan geen andere afspraak vlak voor een opname of ook geen grotere taak waarvan ik weet dat ik ze misschien niet op tijd af krijg. En ik neem graag 10 minuutjes vooraf voor mezelf om nog even een koffietje te drinken en in de juiste headspace te komen. Als je op verplaatsing gaat opnemen, maar ook als je elkaar online spreekt, zorg dat je op tijd bent. En als je een gast bij je thuis of op kantoor ontvangt, zorg dan dat alle opnamemateriaal klaar staat, dan kan je helemaal focussen op de goede ontvangst van je gast en zorgen dat die zich helemaal op zijn gemak voelt.

Wat zijn de dingen die je best even checkt voor je begint?

• heb je reservebatterijen voor je opnametoestel?

• heb je een goede internetverbinding?

• heb je de andere mensen in huis verwittigd dat je gaat opnemen, en dat ze dus stil moeten zijn?

• staat je gsm op stil, ook vibratie uit? idem voor je computer

• staan al je instellingen goed? neem je op met de juiste microfoon?

• heeft je gast een hoofdtelefoon? durf te vragen of zelfs te eisen dat ze die gebruiken.

En... vergeet niet op record te drukken!

Alright, je bent nu aan het opnemen. Maar duik nog niet meteen in het gesprek. Laat je gast ook even landen. Wat ik doe is nog even checken hoe ik hem of haar ga voorstellen, of ze liever zichzelf voorstellen, en ik check nog even of ik hun naam en/of bedrijfsnaam goed uitspreek. Ik herhaal ook nog even wat we in principe al in het voorgesprek hebben besproken: hoe lang de opname zal duren, dat ik in principe niks knip maar het altijd mag om een time-out te vragen en dan knip ik dat wel. Tijdens deze “opwarming” kan je ook nog een paar laatste technische dingen finetunen als dat nodig is.

Als ik voel dat de gast helemaal klaar is, dan start ik het gesprek.

Tijdens het gesprek is de flow van het gesprek belangrijker dan je voorbereiding. Je begint met je eerste vraag en dan hangt het af van het antwoord van je gast. Misschien bedenk je on the spot nog extra vragen omdat je getriggerd wordt door iets wat je gast zegt, misschien beslis je om om een vraag die je voorbereid had toch niet te stellen, het kan allemaal.

Het belangrijkste om te onthouden is: onderbreek je gast niet te veel, jij hebt hem of haar uitgenodigd, laat ze dan ook spreken. Maar het is wel jouw show dus neem de lead in het gesprek. Als de gast te veel afwijkt van het topic, stuur het gesprek dan terug in de juiste richting. Blok je gast eventueel af door te zeggen, ‘dit is nu voor deze aflevering off topic, maar ik nodig je graag nog eens opnieuw uit om hierover te spreken’. En ga dan verder met je volgende vraag. Of ga helemaal mee met de flow en laat het een andere richting uitgaan als je op dat moment voelt dat het de juiste way to go is. Het is jouw podcast, dus ook allemaal prima.

Nog een heel belangrijke tip: praat niet door elkaar en geef non-verbaal aan dat je luistert. Niets is vervelender - vind ik - om naar te luisteren dan een podcast waarin de host heel de tijd hummmm geluidjes maakt. En het is bijna onmogelijk om die eruit te knippen, zeker niet als het op 1 track opgenomen is.

Da's meteen nog een tip: neem op met 2 aparte tracks, voor jou en je gast.

Zelf neem ik op zonder video, dus ik kan geen non-verbale tekens geven om te tonen dat ik luister dus ik zeg ook in het voorgesprekje tegen mijn gasten dat ik stil ga zijn terwijl zij praten en zolang ze me niet horen ben ik sowieso aandachtig aan het luisteren. En als je het moeilijk vindt om geen hummmm geluidjes te maken, zet je micro dan uit terwijl je gast praat, maar vergeet niet te unmuten als jij terug het woord neemt 🙂

Respecteer de tijd. Als het je helpt kan je een timer zetten, maar dan eentje die een lichtsignaal geeft of zo en geen alarm doet afgaan, want dan zit dat ook in je opname. Tenzij je dat oké vindt natuurlijk, het zou ook part of the concept kunnen zijn. Waarom niet?

Het is ook fijn voor je gast als je ze een aanbod kan laten doen. Een gratis weggever die aansluit bij het topic en relevant is voor jouw luisteraars is altijd leuk om als extraatje te geven.

Als je voelt dat het tijd is om af te ronden, of je timer zegt dat het tijd is, dan bedank je natuurlijk je gast voor het gesprek en sluit je af.

Maar dat wil niet zeggen dat je klaar bent.

Ik vind het fijn om nog even na te praten met mijn gast. Voor een opname van ongeveer een half uur voorzie ik 75 minuten, dat is dus meer dan het dubbele van de tijd. En vaak is het alles in, met een voor- en nagesprek een uurtje, maar ik heb graag dat extra kwartier in mijn agenda geblokkeerd om niet te moeten rushen naar een volgende zoom call of zo. Ik wil zelf ook graag even terug landen na het gesprek en op mijn gemak een koffietje drinken voor ik weer verder ga met de orde van de dag.

En dan achteraf…

Eens de aflevering gemonteerd is, stuur ik nog een e-mail om te bedanken en daarin bevestig ik ook nog eens de datum waarop de aflevering live gaat. Als ik dat nog niet weet, dan zeg ik het ook gewoon en dan breng ik hen natuurlijk op de hoogte van zodra ik het wel weet.

De dag voor de aflevering online komt of de dag zelf stuur ik ook nog eens een berichtje met de link om te delen.

En je mag, moet durf ik zelfs zeggen, dat echt vragen want de meeste gasten doen dat niet spontaan. Maak het je gast ook zo gemakkelijk mogelijk om het te delen, door de juiste links mee te geven, te zeggen wanneer en op welke kanalen je zelf iets gaan posten en eventueel voor hen al visuals en dergelijke te voorzien.

Nog een laatste tip voor ik afluit met 3 frequently asked questions ivm gasten in je podcast.

Als je met e-mail templates werkt, personaliseer ze dan toch nog zoveel mogelijk. Gewoon uit respect voor je gast, ik durf wedden dat je het zelf ook niet leuk vindt om van die standaard mailtjes te krijgen. En automatiseer zoveel mogelijk. Ik heb bijvoorbeeld een Calendly link waarmee gasten zelf hun opname in mijn agenda kunnen plannen en in de bevestigingsmail die vanuit Calendly gestuurd wordt zit meteen ook alle praktische info.

Uitsmijter: 3 Frequently Asked Questions

Oké, dat waren 2 tips. En dus al laatste nog een antwoord op 3 vragen die ik vaak krijg.

1. Vermeld je de naam van je gast in de titel van je podcast aflevering of niet? Het hangt ervan af...

• is je gast bekend bij jouw doelgroep?

• is er een SEO benefit?

• wat is meer belangrijk: het onderwerp of de naam van de gast?

Het zijn een aantal vragen die je jezelf kan stellen bij het bepalen van de titel. Ik hecht zelf meer belang aan consistentie dan aan SEO of zo dus ik heb gekozen om bij episodes met gasten de titel te maken volgens de format "topic ... met ... naam van de gast"

Dus 'Podcasten volgens jouw Human Design met Helene De Schutter" en "Efficiënt podcasten met Katrien Adams" en ik zal het al verklappen, de volgende met gast wordt "Fascineer je luisteraar met Karolien Vanhelden".

2. Hoe en waar vind je gasten?

Wel, ik zou beginnen in je netwerk, dat heb ik ook gedaan, en als je in 1ste lijn niet de juiste expert in je netwerk hebt, dan is er misschien wel ieman die je kan introduceren bij iemand in je 2de of 3de lijn. Stel de vraag ook in Facebook groepen rond het topic waarover je wil spreken, of doe zelf wat research.

Maak een lijst met je droomgasten, en als die niet bereikbaar zijn, ga op zoek naar alternatieve namen die wel bereikbaar zijn. Maar denk ook niet te snel dat iemand niet bereikbaar is, het kost je niks om de vraag te stellen en een nee heb je, een ja kan je krijgen. En als je het niet direct op de man of vrouw af durft te vragen, zet je dan al op hun radar door ze te gaan volgen op social media en te reageren op hun posts of eens een DM te sturen. Maar niet stalken he.

Je kan ook aan je gast vragen om iemand als volgende gast voor te stellen.

Soms zullen gasten zich ook spontaan aanbieden, als je dat vaak krijgt, werk dan met een intakefomulier op je website zodat je al een eerste selectie kan maken. Zorg dat je e-mailtemplates hebt om iedereen snel een antwoord te geven, ook hier: gepersonaliseerd en zoveel mogelijk geautomatiseerd.

Het belangrijkste is dat je zelf goed weet wat je WHY is, wat je purpose en je doel is met de podcast zodat je ook goed weet of een gast aligned is met de boodschap die je wel brengen en met jouw doelgroep. En het aller aller belangrijkste is dat de gast een toegevoegde waarde kan brengen voor je luisteraar.  Focus vooral daar op en niet op hoeveel luisteraars of volgers je gast heeft. En dat geldt voor jou ook, want ook als je zelf nog niet veel luisteraars hebt, kan je toch grote namen strikken, zolang je maar toont dat je je podcast serieus neemt en dat het voor je gast geen tijdverspilling zal zijn.

3. Wat als de opname echt tegenvalt?

Dat kan door verschillende redenen zijn:  slechte audiokwaliteit, toch geen match, geen flow in het gesprek, niet aligned met je purpose of doel, een paar foute uitspraken, ...

Probeer dit te vermijden door een goede voorbereiding: research je gast, doe een intake, stem af over het topic of de richting van het gesprek, zorg dat het in je content plan past. Maar dan nog kan het uitzonderlijk wel eens mis gaan.

Wat kan je dan doen? Een optie is om opnieuw opnemen, maar met een gast is het vaak niet evident om snel een nieuw moment te kunnen plannen, waardoor heel je content plan ondersteboven kan gehaald worden. Je kan de slechte of niet passende stukjes eruit knippen. Of je kan de volledige aflevering schrappen en vergeten dat het ooit gebeurt is. Breng wel altijd je gast even op de hoogte.

Of als de audio minder goed is, maar de inhoud is er wel boenk op, dan kan je eventueel ook nog even een extra intro of outro opnemen waarin je je excuseert voor de slechte audiokwaliteit, en uitlegt waarom je de aflevering toch online wou hebben.

Luister hier naar de volledige episode, met nog meer tips en voorbeelden:

Ik hoop dat ik je met deze blog en de podcast aflevering heb kunnen inspireren en dat jij je nu ook helemaal comfortabel voelt om eens een gast uit te nodigen in je podcast.

Het helpt om je netwerk uit te breiden, meer luisteraars te bereiken en meer impact te maken. En je bent nu eenmaal zelf geen expert in alles. Het is denk ik ook fijn voor de luisteraar om af en toe eens iemand anders aan het woord te horen. Net zoals het goed is om als je altijd met gasten in gesprek gaat er af en toe eens een solo-aflevering tussen te doen. Dan kan je luisteraar jou ook beter leren kennen.

Ik vind het alvast supertof om in gesprek te gaan met anderen. Het vraagt veel minder voorbereidingstijd van mij, ipv een heel script te schrijven en research toe doen over mijn topic, zorg ik gewoon dat ik de juiste gast uitnodig, bereid ik  wat vragen voor en laat ik vooral de gast vertellen. Het voelt voor mij ook comfortabeler omdat ik iemand ben die graag achter de schermen zorgt dat anderen op hun podium kunnen shinen. Daarom ben ik in eerste instantie ook podcast manager en dan pas podcast host. Dus je mag je nog verwachten aan veel gasten in Podcast Wonderland.

Als jij je nu geroepen voelt, dan mag je me altijd contacteren.

En ik ga zeker ook nog solo afleveringen maken hoor, maar misschien toch iets minder nu ik ontdekt heb dat gast afleveringen zo plezant zijn 😉